Cada año miles de empresas abren sucursales y filiales en España. En 2020 el Instituto Nacional de Estadística cifró en 12.953 las filiales de empresas extranjeras en España, y su cifra de negocios en más de 500.000 millones de euros.

Tradicionalmente eran las empresas latinoamericanas las que se establecían en España para entrar al mercado europeo. En la actualidad son los socios de la Unión Europea y las nuevas potencias económicas extracomunitarias (China, India, Rusia) las que crean más delegaciones en España. En estos casos, es imprescindible aportar Traducciones Oficiales Juradas al Español de la documentación legal y financiera de la empresa: son las famosas Traducciones Juradas.

Oficina de representación vs. sucursal vs. filial

La primera cuestión que se plantea una empresa antes de abrir en otro país es si conviene más abrir una sucursal o una filial. Dependiendo de las necesidades que tenga la empresa extranjera, se aconseja una forma jurídica u otra. 

Si la empresa aún está en fase de prospección y lo que quiere es realizar estudios de mercado para ver si quiere realmente “abrir” en España, lo mejor es que opte por una oficina de representación, que tiene una actividad bastante limitada pero es suficiente para este tipo de labores. 

En cambio, si la empresa extranjera quiere estar realmente activa en España y vender sus productos o servicios entonces puede optar por abrir una sucursal o filial. Una sucursal es una entidad totalmente dependiente de la matriz, sin personalidad jurídica propia. Una filial es una nueva sociedad, con personalidad jurídica independiente de la matriz, que actúa por su propia cuenta y riesgo. 

Documentación necesaria para abrir una sucursal en España

Para que una empresa extranjera abra una sucursal en España, deberá presentar un Certificado de Constitución de la empresa matriz, las últimas Cuentas Anuales de la empresa matriz, el Acuerdo de creación de la sucursal y un certificado de denominación social de la sucursal.

1. Certificado de Constitución de la empresa matriz, emitido por el Consulado Español en el país de residencia de la Matriz.

2. Cuentas Anuales de la empresa matriz. Deben depositarse en el Registro Mercantil en el que se encuentre la Sucursal.

3. Acuerdo de Constitución de la sucursal: los órganos de Administración deben firmar un acuerdo con el que aprueban la creación de la sucursal o filial y presentarlo frente al Registro Mercantil Español.

4. Certificado de Denominación Social de la sucursal. Este documento deberá presentarse en el Registro Mercantil central.

Trámites previos antes de presentar la documentación 

Para constituir una sucursal de una empresa extranjera en España es imprescindible presentar los 4 documentos indicandos en el punto anterior, pero antes deben realizarse 2 trámites: la legalización y la traducción oficial al español de todos los documentos redactados en otro idioma.

–  Legalizar un documento es certificar la autenticidad y legitimidad de un documento oficial para que pueda ser reconocido por un organismo extranjero. Es imprescindible para todo tipo de documentos notariales, escrituras de constitución, estatutos de empresa, cuentas anuales, registros mercantiles, etc.

– Realizar una Traducción Jurada supone dar fe pública de la fidelidad de un documento respecto de su original.  El estatus jurídico de una Traducción Jurada es similar al de un acta notarial. En España, sólo son válidas las Traducciones Juradas realizadas por un Traductor Jurado nombrado por el MAEC.

1. ¿Cómo legalizar documentos oficiales?

Para legalizar el Certificado de Constitución de la empresa matriz, las últimas Cuentas Anuales de la empresa matriz, y un certificado de denominación social de la sucursal, puedes optar por (1) solicitar una Apostilla de La Haya o (2) recurrir a la legalizacion diplomática o consular.  

La legalización por Apostilla de La Haya es el procedimiento más rápido, más sencillo y más barato. Exige eso sí que la solicites al órgano correspondiente en el pais donde se emitió la documentación, y que dicho pais sea firmante del Convenio de La Haya.

La legalización Diplomática o Consular es el procedimiento tradicional, más lento y trabajoso. Podrás realizarla en España, acudiendo a la Embajada (Madrid) o Consulado (Barcelona) del pais donde se emitió la documentación a legalizar.

2. ¿Cómo hacer una Traducción Jurada a Español?

Una vez legalizados los documentos, el siguiente paso es traducirlos a Español, y hacerlo a través de Traducción Jurada, ya que en el Registro Mercantil sólo se aceptan documentos redactados originalmente en Español, o traducidos a Español por un Traductor Oficial Jurado.

Los Traductores Jurados son los únicos autorizados para traducir documentos oficiales. Sus traducciones se conocen como Traducciones Juradas, y son las únicas con plena validez jurídica. Estas Traducciones Juradas se presentan siempre en papel firmado y sellado por el Traductor Jurado, y acompañadas de un Certificado del propio traductor.

Para que acepten la documentación en el Registro Mercantil, necesitarás por tanto una Traducción Oficial Jurada a Español de todos los documentos mencionados con anterioridad. El precio de traducir estos documentos depende del idioma y de la extensión de los mismos, como nos explica Isabel, de “Todo sobre el Traductor Jurado”: “la Traducción Jurada de un Certificado de Constitución, o de Denominación Social no suele pasar de 100€, pero en cambio una Traducción Jurada de unas cuentas anuales suele ser más cara, ya que pueden llegar a ser 50 0 100 páginas de texto financiero, mucho más difícil de traducir.”