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Cómo hacer una analítica de costes al deducir el IVA

“¿Quién no conoce un autónomo que se lleva todos los tickets de todos los restaurantes donde comemos?”

Éste es solo un ejemplo cotidiano donde el autónomo o empresario recoge aquellos tickets para posteriormente justificarlos como factura simplificada (lo que anteriormente se denominaban tickets a nivel de declaración) y poder así deducir el IVA respectivo.

A nivel empresarial, podríamos clasificar en diferentes carpetas los tipos de facturas simplificadas que los trabajadores van recogiendo en su día a día para hacer la respectiva declaración mensual o trimestral. Una forma de deducir el IVA es a través de estos tickets, pero de este ejercicio pueden derivar otros igualmente interesantes relacionados con la analítica de dichos costes en que han incurrido todos los trabajadores. Os propongo un par de KPI’s (Key Performance Indicator) interesantes de monitorizar a través de estas facturas simplificadas:

€/Km/Empleado

Al pensar en deducir el IVA, una de las primeras partidas que nos viene a la cabeza es la de los gastos de transporte o kilometraje. Todos los trabajadores que puedan justificar sus gastos de desplazamiento a final de mes nos harán llegar todos los tickets que hayan ido generando y recopilando. Sabiendo a qué distancia vive cada empleado, además, podremos hacer una media del coste que tiene cada uno de ellos por kilómetro.

Con este simple ejercicio podremos detectar, por ejemplo, qué empleados están tratando de incluir gastos personales entre sus devoluciones mensuales a través de unas cifras muy por encima de lo habitual. Podemos incluso categorizar el método de transporte que utilizan, y ver así qué empleado tiene un mejor ratio de coste de desplazamiento. Con este dato, podremos premiarle y motivar al resto de empleados que sigan su ejemplo y aspiren a conseguir bonus o distintos extras derivados de ello. Convertir la reducción del coste de kilometraje de todos los empleados en una competición puede ser una estrategia interesante para reducir costes a nivel empresarial que justifiquen sobradamente el premio mensual con el que retribuir al empleado ganador.

€/Dieta/Empleado

Otra de las partidas más habituales a la hora de deducir el IVA es la de dietas de los trabajadores. Con este análisis podremos ver qué empleados son los más modestos a la hora de escoger restaurante y cuáles aprovechan que corre a cargo de la empresa para justificar habitualmente unos tickets muy por encima de la media. No debería ser una herramienta de seguimiento tampoco, ya que llevaría a la desconfianza de los trabajadores, pero sí un buen indicador para que salten las alarmas cuando detectemos alguna práctica fraudulenta a nivel interno.

También podemos proponer otro juego, y es intentar que los trabajadores vayan al mismo restaurante a comer y fomentar eso con bonificaciones. Si tenemos una plantilla amplia y acuden habitualmente al mismo lugar para comer, podríamos hablar con el propietario del restaurante para negociar un descenso de precios de los menús o una comisión por llenarle el local si no tiene excesivo éxito entre semana.

Como veis, la información es poder nuevamente, con una correcta analítica de costes podemos llegar a detectar muchos puntos de mejora en el rendimiento y margen empresarial a final de mes. Deducir el IVA es la excusa para destapar a quienes quieren aprovecharse de la desinformación y engañar a la empresa, conseguir establecer alianzas con otros negocios, o bien promover juegos, retos y actividades que mejoren el clima laboral y afiancen los lazos entre nuestros empleados.

Roger Llorens, licenciado en Administración y Dirección de empresas por la Universidad Autònoma de Barcelona, completando sus estudios en la Linnaeus University de Suecia. Especializado en Marketing Online desde 2008, ha trabajado como diseñador de proyectos de posicionamiento web (SEO y Marketing de Contenidos), campañas en redes sociales para empresas y pymes (SMO – SMM) y estrategia online corporativa y comunicativa para varias empresas y startups

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