Estas aqui
Home > Colectivos Empresariales > Elementos imprescindibles para organizar un evento en Madrid

Elementos imprescindibles para organizar un evento en Madrid

Capital de España y Capital de Congresos

La capital española es uno de los principales centros de negocios a nivel mundial, una de las principales ciudades europeas en número de visitantes y un importante escaparate para multinacionales de la industria, el comercio y el sector del ocio.

Los centros de convenciones disfrutan, además, de un fácil acceso y de una importante posición geoestratégica en la península ibérica y es un nodo de comunicaciones que hacen de ella un espectacular entorno para la celebración de congresos.

Desde Fitur a la Mercedes-Benz Fashion Week, pasando por ARCO o MadridFusion las posibilidades de encontrar un evento que reúna a lo mejor de su sector en el mundo es posible.

Todo ello es la base que en los últimos años han permitido a la urbe madrileña convertirse en una de las grandes capitales mundiales de los eventos empresariales internacionales y conocer cómo organizar un congreso es un elemento imprescindible para lograr los mejores resultados.

Por ello, desde MadridBusiness hacemos un repaso de cuáles son las principales recomendaciones para que un evento de estas características pueda salir bien.

 

Planificación de todos los detalles

Una buena planificación es esencial para conseguir los mejores resultados. desde la elección de las fechas, la comunicación por carretera, tren o avión, los hoteles o las zonas de restauración son esenciales.

Una buena planificación y una buena agencia de promotores evitarán problemas de última hora y permitirá, incluso, gestionar mejor los precios para reducir costes sin que ello interfiera en los estándares de calidad.

Hay que tener en cuenta el alto nivel de eventos de carácter nacional e internacional que se realizan cada año en la capital de España,

España está en tercer lugar en la lista de países con más congresos, conferencias y ferias internacionales, superada tan solo por Estados Unidos y Alemania, llevándose la capital madrileña unos 200 del medio millar de congresos internacionales que se celebraron en España.

Las razones no son pocas: Una excelente capacidad organizativa, una enorme oferta hotelera para albergar más de 20.000 delegados por evento, medio centenar de palacios de congresos de lo modernos y profesionalizados y una ciudad preparada para mostrar su mejor cara como escaparate mundial.

La clave para este éxito es la capacidad de preparación y uno de los importantes valuartes de este tipo de convenciones.

 

Palacio de Congresos Madrid

 

Selección del personal: Azafatas, Técnicos y Coordinadores

El personal encargado de llevar adelante todo el proceso de celebración de un congreso es un eje básico para lograr un correcto desarrollo del mismo.

La contratación azafatas y promotores requiere un alto grado de experiencia del sector de la distribución de publicidad y personal para promociones y eventos.

En este campo encontramos desde azafatas de imagen, a modelos, promotores, actores, animadores o personal de apoyo, para lo que la imagen y comunicación es esencial.

En este ábito de expansión del negocio de los congresos, ferias y convenciones la profesionalización es muy alta y cada vez son más las firmas que buscan profesionales competentes y con experiencia para ser la imagen de su empresa.

Los coordinadores y las azafatas de congresos son, por ello, una parte imprescindible para que las multinacionales o incluso los pequeños negocios en crecimiento logren sus distintos objetivo en cada campaña.

La coordinación juega un rol importante. Un equipo capaz de planificar, diseñar, perfilar y poner en marcha todo tipo de acciones de promoción es esencial para su lanzamiento a todos los interesados en la participación en los congresos.

Ello enlaza con el siguiente apartado: la presencia, publicidad y difusión de los eventos.

 

 

 

Una buena imagen con presencia en Internet

Desde las marcas más importantes a las PYMES han de ofrecer un alto grado de eficiencia en la organización de un evento en el que su imagen es esencial.

La entrada del mundo de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación ha supuesto una revolución en el mundo de los congresos, siendo el uso de las TICs una parte integral de los mismos.

Hoy en día es impensable el desarrollo de un evento sin wifi, conexiones de alta velocidad a redes, pantallas, streaming y todo lo necesario para que se pueda participar en directo o incluso online desde cualquier punto del planeta.

Para ello un equipo de comunicadores, periodistas, publicistas y agencias de marketing online suponen un paso que ayudará a la comunicación, difusión y visibilidad del congreso.

Desde MadridBusiness les aconsejamos, por ello, que se pongan en manos de profesionales para gestionar sus congresos y que utilicen todos los canales, como Internet, para su promoción exterior.

 

Top