Convocar a los medios es un recurso habitual en todo tipo de organizaciones para dar a conocer una información de relieve (o escenificarla), pero también es una herramienta de dos filos: puede proyectar la imagen de la empresa-a un coste más que razonable-pero también puede ser un fracaso absoluto y tener efectos negativos si la asistencia es pobre. Es, por tanto, primordial tener claro cuáles son los aspectos que nos decantarán la balanza hacia un lado u otro, y que aquí resumimos en los siguientes diez puntos.

1.- Pensar-lo tres o más veces antes de sacarla adelante. Los medios, todos lo sabemos, están saturados de noticias y se ven obligados a descartar muchos temas por una cuestión de recursos-de disponibilidad de periodistas y de El espacio para las informaciones-, que se ha hecho mucho más evidente con la crisis. Para convencerlos de acudir a la nuestra, de convocatoria, tenemos que sopesar hasta qué punto el tema puede ser noticiable y qué argumentos tenemos para justificar la convocatoria. Tendremos que procurar que llegue a los llamados gatekeepers, es decir, a los jefes de sección que deciden los contenidos y sobre las convocatorias que se cubren o no.

2. – El espacio, fundamental. Una vez se ha decidido llevar adelante la convocatoria, hay que escoger el mejor escenario posible. Y esto, por una cuestión de logística y disponibilidad de espacios no siempre es gestiona correctamente. ¿Cuál es el mejor lugar? De entrada, uno que técnicamente esté preparado (que cuente con un rayo para radios y telas cojan sonido y, si es necesario, un micrófono inalámbrico para las preguntas), que tenga una buena sonoridad y sea lo suficientemente amplio para acoger entre la décima o, como mucho, veinte periodistas que acudirán a la convocatoria. Y que éstos puedan estar cómodamente sentados y tomar notas. Es esencial que haya una mesa-a poder ser levantada encima de una tarima o escenario-, y de dimensiones suficientes para poder meter todos los portavoces que hablarán. Hay otros detalles también importantes: el hecho de situar delante de cada portavoz un elemento que lo identifique, con su nombre y cargo, y detrás un fondo corporativo, ya sea un roll up o una imagen proyectada en una pantalla. Hay muchos lugares que reúnen todas estas características y donde hemos trabajado: el Palacio de la Virreina, en la Rambla de Barcelona, ??la sede de Òmnium Cultural, también en la Ciudad Condal, o bien el Ayuntamiento de Tarragona, donde las convocatorias tienen lugar en un espacio que, como todas las dependencias consistoriales, respira historia por los cuatro costados.

Convocatoria para presentar a los medios el Congreso de Libreros en el Ayuntamiento de Tarragona.

3. – ¿Qué más necesitamos? Un guión. Sí, un guión del acto, donde conste quién lo presentará y el turno de palabras que seguirán los portavoces. Un documento que aclare las cuestiones de protocolo, es decir, que está a cada lugar y quien abre y cierra la convocatoria, este es un tema que a menudo se pactará con los encargados de protocolo sobre todo cuando entre los portavoces hay algún cargo institucional. Todos los que tengan que hablar, y los responsables de la organización asistentes a la cita, deberán tener una copia del guión para tener claro el desarrollo del acto y el papel que tiene cada uno.

4. – Coordinación, comunicación. A veces, esto que parece tan elemental como la comunicación, falla. De entrada, esta debe existir entre el responsable de comunicación del acto y la organización convocante para que la cita tenga todos los pormenores tanto al día, lugar y hora como a los portavoces asistentes. Pero, también, y aún más importante deberá haber coordinación y comunicación para que se definan los argumentos a exponer en la nota de prensa que se enviará por correo electrónico y se dará en papel a los medios que acudan a la cita. En ocasiones, sucede que hay que trabajar con otra empresa de comunicación (nos ha pasado a Monmar Comunicación recientemente con la presentación del acuerdo entre Abacus y el Gremio de Libreros que hemos llevado a cabo junto con Manifiesta ). La apuesta en estos casos siempre debe ser para sumar y complementarse: si se hace así, gana la difusión del acto y, por tanto, ambas partes. En este caso se pueden compartir tareas como el envío y seguimiento de la convocatoria, la atención a los periodistas o la confección del clipping.

Cada medio tiene sus necesidades específicas y hay que conocerlas.

5. – El mensaje, clave. De hecho, esto se debería valorar al principio, cuando se decide si se sigue adelante la convocatoria. ¿Cuál será el mensaje, como se transmitirá y se plasmará en la nota de prensa, que tendrá obviamente que ser validada por la organización, son aspectos clave del acto ya los que, a veces, no se otorga suficiente importancia. A la hora de determinar los contenidos de la nota es indispensable tener en cuenta los elementos de contexto: si hablamos del libro digital habrá informarnos de cuáles son los agentes del mercado, qué porcentaje de ventas tiene este formato, y, en definitiva , como se inserta nuestro mensaje en este marco para darle el enfoque más ‘periodístico’ posible sin perder de vista los argumentos corporativos que nos interesará remarcar. Con anterioridad, habremos hecho llegar la convocatoria a los medios, normalmente por correo electrónico, donde constarán claramente: el día, hora y lugar de la cita, así como el nombre de los portavoces que hablarán y el motivo de la misma . También será el contacto del responsable de comunicación, con un teléfono y correo electrónico, y el ruego de confirmar la asistencia. Los medios son poco dados a confirmar la asistencia pero sí los hay que lo hacen, lo que nos facilita mucho el trabajo. Esta misma convocatoria conviene publicarla en la web del organizador pero también al nuestro ( aquí tenéis un reciente ejemplo ) ya los diferentes canales de comunicación que podamos tener tanto el uno como el otro. Una opción que no debe descartarse es el envío de la convocatoria a los medios a través de correo postal, a nombre del jefe de sección correspondiente por el tema que trata.

6. – El formato es también importante. A la convocatoria, vendrán radios, telas y prensa de papel y digital, o incluso algunos bloggers. Por lo tanto, el material que les podamos proporcionar deberá adaptarse, en la medida de lo posible, a sus necesidades: tendremos que darles la nota de prensa impresa (texto) pero también podemos facilitar a las radios declaraciones en formato de audio (en mp3 por ejemplo), o bien imágenes relacionadas con el tema en los periódicos, sean de papel o digitales, y los blogs, y, si tenemos la opción, grabar un video con pequeñas entrevistas para diarios digitales o telas lo puedan utilizar. Cuanto más formatos informativos seamos capaces de generar-de una calidad aceptable, eso sí-, más opciones de difusión tendremos. De igual manera, tendremos que hacer llegar todo este material a los medios que no habrán acudido a la cita pero que lo querrán publicar, una de las mejores maneras de hacerlo es publicarlo en Internet (aquí tenéis un ejemplo de una nota de prensa sobre el Restaurante El Morter donde se adjuntan fotos y declaraciones de audio ).

7. – Llamar o no llamar, esa es la cuestión. Este es a menudo uno de los dilemas de las empresas que nos dedicamos a la comunicación corporativa: llamamos a los medios para pedir si han recibido la convocatoria? Cada vez somos más partidarios de hacerlo sólo en aquellos casos que sabes que tu llamada será bien recibida. De hecho, hay otras vías menos “invasivas” para comprobar si aquel medio o periodista ha recibido la convocatoria y para que te diga si vendrán a cubrir o no, por ejemplo a través de las redes sociales como Linkedin, Twitter o Facebook ( en caso de que sea posible acceder), o bien simplemente enviando un correo electrónico. Vale la pena, sin embargo, cuando el tema lo merece, llamar a tus contactos para hacer el seguimiento de la convocatoria pero también para mantener viva la relación. Que nos tengamos que pensar dos veces si llamamos o no, no quiere decir que no hayamos de hacer, de seguimiento de la convocatoria, que es absolutamente necesario para saber qué nos encontraremos, y quien, cuando empiece el acto. Debemos ser conscientes de que nuestros destinatarios reciben cientos de correos a diario y que, también puede ser, que nuestra convocatoria les haya pasado por alto.

Uno de los recursos habituales es proyectar la imagen corporativa tras los portavoces.

8. – Pasar lista. Por supuesto! Hay que llevar la lista de los medios que nos han confirmado que vendrán para comprobar que realmente han venido y también para anotar su contacto. Suele ocurrir que algunos que habían confirmado acaban por no acudir y también al revés, que algunos que no habían dicho nada se presentan. Pasar lista a los periodistas presentes (de manera discreta y amistosa) será importante por dos motivos: por tener ese periodista en nuestra base de datos y, en segundo lugar, para, llegado el momento, poderle preguntar si se ha publicado o no la noticia, si no lo hemos podido detectar por nuestros medios. Nos permitirá también mantener la relación, que también es muy importante.

9. – Amabilidad y diligencia, y envío sin dilación. El responsable de comunicación está al servicio de la organización convocante, pero también los periodistas, por lo tanto, conviene que esté dispuesto a cualquier cosa que puedan necesitar durante la convocatoria: ya sea un dato, una entrevista, una aclaración al final del acto o bien la nota de prensa impresa. Aquí debe convertirse en el mejor relaciones públicas y también en la persona mejor informada sobre el tema en cuestión. También es muy importante enviar a la base de datos de medios la nota de prensa inmediatamente después del acto con todos los materiales que pueda haber generado, como fotos y archivos de audio (o vídeo si se da el caso). La rapidez es vital para tener una mejor difusión de la información. Los medios quieren información fresca y este es el motivo que nos ha de llevar a servirles la nota de prensa sin dilación por correo electrónico, tanto a los que no han acudido al acto como los que han venido. También debemos enviar a todos los que estaban implicados o interesados ??de una manera u otra (por ejemplo los miembros de la organización) y aprovechar nuestras “extensiones”, tanto las del cliente como las propias, a las redes sociales para aumentar su repercusión.

10. – Sí en la nota de prensa embargada. Pasa ocasionalmente: que un medio te llame y te diga que le adelantes la nota de prensa y que la tendrá embargada, es decir, que se compromete a no difundirla, hasta el hora que pactéis. Son casos que se dan poco y donde es mejor acceder a facilitar la nota porque irá en beneficio de la difusión y porque no supone otorgar la exclusiva de la información a ningún medio en concreto. Lo hacen sobre todo las telas o las agencias de noticias, en el primer caso para poder preparar el tema con antelación (escoger imágenes de recurso o de archivo) y en el segundo para tener tiempo de “precocinarlos” la información y enviarla hacerlo con la mayor celeridad posible o bien, si no puede acudir a la cita, porque también quiere hacerse eco del tema.

Monmar Comunicació

Powered by WPeMatico