Cada año del 7 al 15% de la información de una empresa es robada o filtrada, y de esta información, casi la mitad, se extrae por medios físicos a través de documentos digitalizados, impresos, copiados o enviados por fax.

El sector de la banca no es ajeno a esta realidad. Debido a la información crítica que maneja de forma habitual, los sistemas tecnológicos y los dispositivos físicos, deben contar con medidas de seguridad avanzadas, que garanticen en todo momento la seguridad de los datos. “Estamos acostumbrados a que nos adviertan sobre las amenazas informáticas de hackers y virus que roban información confidencial, pero nos hemos olvidado de que la misma información que tenemos en los sistemas, la podemos imprimir y sacarla de empresa en forma de documento” comenta Antonio Ramírez, Marketing Manager de Konica Minolta.

Ante esta realidad, desde Konica Minolta, especializada en el diseño y producción de dispositivos de impresión de tecnología avanzada, se han identificado 5 factores críticos a tener en cuenta en la gestión documental, desde la máquina y los sistemas de archivo digital, para garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos de una entidad bancaria.

1. Las impresoras deben estar equipadas con tecnología capaz identificar en tiempo real cualquier documento gestionado de forma física, y relacionándolo con el usuario, detectar de forma inmediata si el contenido de puede ser usado por la persona que reproduce el documento. De esta forma se podrá impedir que sea emitido en caso de ser necesario.

2. Los dispositivos deben contar con tecnología de tracking o seguimiento de documento. Esta tecnología incorpora en el propio documento físico un sistema de rastreo que permite saber en todo momento dónde está. Además incluye información de quién fue el usuario que lo reprodujo en formato físico.

3. Deben además incorporar sistemas de identificación de usuario y gestión de niveles de seguridad para el uso de los dispositivos de impresión, copia o almacenamiento. Se trata de tecnologías que permiten definir diferentes perfiles de usuario, con capacidades de uso y reproducción de documentos predeterminadas. Estos sistemas impiden y controlan el acceso a la documentación confidencial y pueden verificarse contra los directorios activos y similares para garantizar la mayor seguridad.

4. Debido a la ampliación continua de las funcionalidades de los dispositivos de impresión, que actualmente son capaces de almacenar información como si fueran un ordenador; las impresoras deben estar equipadas con protocolos y herramientas de encriptación de información que guarda de forma temporal o permanente, y que pasen los controles de seguridad y calidad de organismos como la OTAN o la NSA.

5. Otro aspecto de la seguridad a tener en cuenta es la seguridad de los documentos electrónicos en torno a tres aspectos: su integridad, su vulnerabilidad y su confidencialidad. Por este motivo, el sector bancario debe incorporar sistemas capaces de gestionar versionados, notificaciones, contar con un registro de acceso, que cumpla con aspectos legales como firma electrónica de documentos críticos, o sistemas de identificación y acceso como código pin, huella biométrica o digital, o DNI electrónico.

La gestión documental no se ciñe a la gestión de documentos en formato digital, sino que empieza en la propia impresora, que cada vez más se parece a la CPU de un ordenador con capacidad para almacenar datos. Por este motivo, las medidas de seguridad que deben contemplar las entidades bancarias deben incluir soluciones avanzadas de impresión que aseguren la integridad de la información confidencial que manejan. En este sentido los dispositivos de Konica Minolta cuentan con tecnologías avanzadas de encriptación de información, identificación de usuario y seguimiento de documentos que permiten a cualquier entidad conocer, en tiempo real, la situación de cada documento; así como adaptar los niveles de seguridad a cada usuario para la impresión, reproducción y gestión de la Información más crítica de la entidad.