Ubicación
“Ubicación, ubicación, ubicación”. Frase famosa que pone en evidencia la importancia de la ubicación a la hora de elegir un espacio de trabajo.

Aquí hay dos preguntas realmente importantes

• ¿Pueden los clientes acceder a las oficinas sin problemas?
• ¿Pueden los empleados llegar fácilmente?

Encontrar una oficina que cumple estas dos condiciones, estará en el camino de encontrar una buena ubicación. Alejandra Ron-Pedrique, directora de Urban Lab Madrid Coworking & Business Center, con más de 20 años de experiencia en el sector afirma que: “Definir la ubicación, es el punto de partida para buscar el espacio adecuado para nuestro proyecto empresarial. A partir de la situación que hemos vivido en los últimos 2 años, hemos podido apreciar un cambio significativo respecto a la ubicación y es que ya no todas las empresas quieren estar en el centro de la ciudad y ahora se decantan, por ubicaciones más cercanas a sus domicilios lo que impacta, sin ninguna duda, en la calidad de vida de las personas”.

Precio
El precio es probablemente el factor más importante para la mayoría de las empresas cuando se elige una nueva oficina. Un presupuesto limitado, terminará en una oficina que no cumpla las expectativas. Gastar demasiado, podría generar dificultades para pagar el alquiler o implicaría mudarse nuevamente para reducir el tamaño. Ninguno de estos escenarios es ideal.

Algunas preguntas importantes a considerar a la hora de elegir el próximo espacio de trabajo:

• ¿Hay que depositar una fianza o solicitar un aval bancario?
• ¿Existe algún coste oculto? (Mantenimiento, costo extra de estacionamiento, etc.)
• ¿El espacio tiene un precio acorde con otras oficinas similares en el área?

La primera pregunta le da una indicación muy amplia de la capacidad de pago y preguntar sobre los costes ocultos ayuda a protegerse contra cargos inesperados. La tercera pregunta es simplemente para asegurarse de obtener el mejor acuerdo posible. Siempre haga una comparación rápida con otros espacios de oficinas en el área para asegurarse de obtener el mejor precio.

Tamaño
Obviamente, los dos factores mencionados anteriormente (ubicación y precio) influirán en el tamaño de las instalaciones comerciales que elija, pero es un punto importante de mencionar.

Como regla general, normalmente se recomienda tener 12 metros cuadrados por persona. También está el problema del espacio para reuniones y descanso. Es necesario muchas veces disponer de un área para reunirse con los clientes.

Aquí hay otras preguntas simples a tener en cuenta:

• ¿Habrá algún espacio para aumentar los niveles de personal en línea con las proyecciones de crecimiento?
• ¿Es necesario un espacio dedicado a las reuniones con clientes?
• ¿Los empleados estarán contentos con sus áreas sociales/de recreación?

Infraestructura
Esta es una característica importante para algunas empresas. Hoy en día, sin embargo, no hay muchas empresas que puedan funcionar de manera eficiente sin una conexión a Internet confiable. Algunas oficinas, particularmente las oficinas administradas o con servicios, generalmente incluyen acceso a internet como parte de su alquiler. Sin embargo, si está alquilando en algún lugar de forma privada, hay que tener en cuenta el coste de conectar una línea y los pagos mensuales para acceder a ella.

La calidad y fiabilidad del servicio también son importantes. La infraestructura no solo significa internet. ¿Qué pasa con los servicios postales o las conexiones telefónicas?

Aquí hay una serie de preguntas para asegurarse de que la infraestructura en su nueva oficina sea adecuada:

• ¿El coste de cualquier acceso a Internet está incluido en el precio de este espacio?
• ¿Habrá sinergias con otras empresas?

El networking es fundamental para generar acciones comerciales y consolidar la imagen de marca y viabilidad del proyecto.

Estilo
Muy a menudo, esto viene a la cabeza de los empresarios mientras buscan nuevas oficinas. Aunque es aconsejable considerar primero los factores “más importantes” como los cuatro mencionados anteriormente, todavía hay mucho que decir sobre el estilo de la oficina.

Una empresa que espera convertirse en una “marca” o quiere proteger la imagen de marca desde el principio, deberá tener esto en cuenta. Una oficina con determinadas calidades puede ser una fantástica herramienta de marca.

Aquí hay algunas cosas que se deben considerar:

• ¿Qué otras empresas operan en esta área?
• ¿Esta oficina permite personalizar o marcar el espacio de oficina sin coste adicional?

Una oficina no decorada no ayudará a consolidar la imagen de marca.