Claves para hacer un comunicado urgente si fuera necesario

En tiempos convulsos, como los que pueden estar viviendo muchas empresas con origen o sede en Cataluña, es delicado discernir entre lo que “se debe” o “no se debe” decir. Ahora, es en situaciones como ésta donde se puede calibrar y valorar el nivel de las organizaciones. Y para ello es determinante la gestión de la comunicación que hagan.

Que una empresa quiera mantenerse al margen del conflicto social y político, no significa que no tenga nada que decir. Desde el momento en el que desde la dirección se toman decisiones, es necesario preparar un plan de comunicación. Si dichas decisiones no contemplan cambios de cara al exterior, habrá que prepara una estrategia de comunicación interna. Si, por el contrario, las  medidas acordadas implican cambios externos: cierre de una planta de producción, traslado de una sede; etc. habrá que gestionar un plan aún más eficaz si no queremos que haya consecuencias negativas.

Aspectos importantes para elaborar un buen comunicado:

Estas estrategias de comunicación tienen que tener como base y objetivo: informar y mantener la calma y la confianza. Para ello es conveniente cuidar en los comunicados los siguientes aspectos:

• Tener en cuenta a todos y estudiar la realidad nuestros grupos de interés: clientes, trabajadores, proveedores, comunidad de vecinos, etc. Buscar comprender sus posibles temores (miedos y amenazas). Es recomendable no abarcar tales cuestiones de forma directa, no obstante, sí que hay que darles una respuesta, para que se sientan contemplados y evitar las especulaciones. Por ejemplo: Tienen miedo a que cierre la empresa; a perder el trabajo; a quedarse sin proveedor; …etc. Lo mejor en estos casos, aportar una afirmación breve y contundente que fulmine todas estas cuestiones: Todo va a seguir funcionando con la misma regularidad; Se ofrecerán alternativas previo acuerdo; ….
• La empresa no tiene por qué posicionarse políticamente en un comunicado de este tipo, ni tiene que explicar los motivos, posiblemente obvios. Cuidado con “entrar al trapo” en cuestiones que no tengan que ver de forma directa con las decisiones que se hayan tomado, o el efecto que éstas vayan a tener.
• Sintetizar de la forma más neutral y directa posible la información a dar respecto a las nuevas medidas a adoptar. Emitir comunicados lo más breves posible que transmita claramente el núcleo con las cuestiones más básicas. Ojo con perderse con los detalles. Éstos pueden generar confusión y desorientar de lo esencial. Ante la duda, es preferible obviarlo, o explicar que se están contemplando distintas opciones y que se irán dando a conocer. Es posible que dicho comunicado tenga solo un párrafo o dos. Suficiente.
• Buscar compartir siempre la información desde un aspecto positivo o neutral. Redactar, por lo tanto, con frases en positivo. Evitar los “NO”s y los “PERO”s.
• Si la empresa tiene capacidad para ello, recomendamos tener preparados distintos comunicados para atender las dudas o incertidumbres de cada grupo de interés. Y que, llegado el caso, pudieran difundirse lo más ágil y personalizadamente posible.

Mantener un canal de comunicación abierto

Si bien hay que proteger a la empresa y, por supuesto, a su personal, de todas aquellas emisiones tóxicas y que generen extorsión, es importante mantener un canal abierto y disponible para atender el posible feedback.

Leire Navaridas, Consultora de comunicación internacional en Art Marketing