Cuando es hora de crear un presupuesto para un cliente o una empresa, muchos deciden tener una plantilla para copiar y pegar información que comúnmente es muy repetitiva en este tipo de solicitudes. Pero en ocasiones, este método no es tan efectivo, ya que es posible que se mezclen datos inoportunos, especialmente si no se hace una debida revisión.

 Para evitar todas estas tareas repetitivas, la tecnología ha desarrollado herramientas de gestión de empresas para crear un presupuesto de forma totalmente automática. Con esto, la empresa es capaz de ahorrar mucho tiempo y también de organizar todo su historial.

¿Qué es un programa para crear presupuestos?

Se trata de un sistema que consiste en la elaboración de presupuestos online. Algunos software están disponibles de forma gratuita en Internet, de forma que ofrecen un servicio centralizado que permite organizar todos los datos en la nube y almacenarlos de forma segura. Esto te permite como empresario ingresar en ellos desde cualquier dispositivo y crear tus presupuestos al instante, por lo que no será necesario ni siquiera estar dentro de la oficina.

 Desde hace mucho tiempo la tecnología ha estado incursionando en la creación y la optimización de herramientas digitales para mejorar sustancialmente distintos procesos administrativos dentro de las empresas. Sin duda alguna este software ha sido uno de los mejores avances hasta ahora.

¿Cuáles son las funcionalidades de este sistema?

A pesar de que se encuentran muchas opciones en Internet, es necesario que la empresa conozca cuáles son esas funcionalidades y características que contienen las mejores alternativas, ya que esto puede ayudar a aprovechar todos esos recursos online y tener una mejor gestión de presupuestos. Las características más resaltantes de este software son las siguientes.

• Puede vincularse con herramientas de CRM (gestión de relación con el cliente) por lo que puede exportar y cargar automáticamente los datos del solicitante.
• Ofrece diferentes plantillas y ejemplos para crear documentos totalmente personalizados y con un diseño más original.
• Algunos incluyen un editor para incluir los colores de la marca y el logo de la empresa de forma fácil y rápida.
• Se pueden incluir botones para hacer un pago adelantado, por partes o de todo el presupuesto, todo esto con un solo clic.
• Se puede incluir una gran variedad de métodos de pago, incluyendo monederos virtuales tales como PayPal.
• La herramienta es capaz de almacenar el presupuesto, así como su fecha de creación y vencimiento.

Es importante mencionar que algunas plataformas digitales permiten crear documentos de forma ilimitada para algunos negocios y usuarios, sin embargo, existen otros que pueden solicitar algún tipo de pago para continuar creando presupuestos. Por lo que es necesario que la empresa evalúe todas sus opciones.

La mejor tecnología en ciberseguridad para presupuestos

Por otro lado, es necesario que las empresas se preocupen por proveer una seguridad digital necesaria, tanto para resguardar los documentos del negocio, como los datos información personal de sus clientes. Esto suele ser un problema cuando se almacenan los documentos en Excel u otras plataformas a las que los delincuentes virtuales pueden acceder fácilmente.

 En cambio, desde un software de creación de presupuestos es más difícil para estos ciberatacantes obtener esa información importante, ya que cuenta con la mejor tecnología y los últimos avances de ciberseguridad o cifrado. También permite guardar y almacenar copias de los documentos en la nube con diferentes tipos de certificados y formatos.

Es fácil de utilizar en el móvil

Como se mencionó anteriormente en las características, los software están adaptados con un diseño responsivo, esto permite que puedan ser utilizados incluso desde dispositivos móviles con mucha facilidad. Esto se puede hacer directamente desde una aplicación móvil. Solo es necesario ingresar en la cuenta asignada desde un móvil inteligente y se podrá tener acceso a toda la información.

 Esta característica es realmente útil para aquellas personas o trabajadores se encuentran fuera de la oficina constantemente y necesitan realizar algunas tareas directamente desde su móvil. De esta forma, podrán tener acceso a las facturas de los clientes y otro tipo de datos sin tener que depender del ordenador.

 Con esto, el tiempo de trabajo se reduce considerablemente. De hecho, algunos estudios indican que al utilizar un sistema de gestión de presupuestos la empresa puede ahorrar más de 8 días al año en estas tareas, aparte, también permite satisfacer al cliente con una respuesta rápida.

Otras ventajas importantes

• Puede ser utilizado por cualquier tipo de negocio, sin importar si se trata de una pequeña o una gran empresa.
• Permite organizar toda la información de la empresa en un solo lugar.
• Reduce los gastos en personal y equipos en la gerencia.
• Ayuda a detectar posibles crisis con mayor facilidad y rapidez, por lo que se pueden hacer decisiones de contención más eficaces.

La información puede estar disponible para todas las áreas de la empresa, para optimizar procesos y mejorar la comunicación.

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Fuente Noticia TusMedios.es