Con motivo del Día Internacional Sin Papel, un estudio (1) de Iron Mountain,  compañía de custodia y gestión de la información, muestra que uno de cada diez oficinistas en Europa describe su lugar de trabajo como “sin papel”. Muchos otros, sin embargo, comentan que su empresa fracasa a la hora de gestionar sus documentos en papel de forma segura, arriesgándose a que información confidencial quede a la vista de todos. La mitad de los empleados españoles (51,6%) han visto información confidencial o datos de la empresa en sus lugares de trabajo, bien olvidados en fotocopiadoras e impresoras, bien encima de mesas. Los documentos que más quedan a la vista son los que se refieren a otros colegas, como pueden ser salarios o datos sobre comisiones (29,5%), información financiera de la compañía (13%) e informes de rendimiento o valoraciones (10,2%).  

¿Por qué las empresas siguen luchando para mantener su papel controlado y los documentos sensibles fuera del alcance de la vista de terceros? Casi la mitad (48,6%) de las empresas españolas no tienen un archivo central de papel y un 17,3% admite no tener reglas o directrices para decidir cómo gestionar el papel. En vez de ello, dejan la responsabilidad en manos de los empleados a la hora de decidir cómo archivar la información, o incluso si deben archivarla. Sin embargo, es de señalar que las empresas españolas son la que más alto puntúan a la hora de tener designado ya un responsable de protección de datos que comunique a la empresa cómo debería ser su sistema de archivo: un 16% de las empresas españolas ya cuenta con uno frente a la media europea de solo un 8%. Este puesto será muy pronto obligatorio en todas las empresas europeas, si la nueva Ley Europea de Protección de Datos se aprueba.

El estudio muestra que mientras el 43% de los empleados describen la política de gestión de documentos en papel de sus empresas como ordenada y bajo control, un 8% describe su entorno laboral como un “caos de papel”, con documentos apilados por todas partes, dificultando al personal localizar los papeles que necesitan. En algún punto intermedio se encuentran las empresas que

permiten a los empleados la “libertad del papel”, para que gestionen sus documentos según sus propias necesidades. Uno de cada diez encuestados afirma que no necesita archivar documentos porque se encuentran en un entorno sin papel. Los encuestados en los departamentos de TI son los que más dicen trabajar en entornos “sin papel” (17,5%), frente a aquellos que trabajan en entornos relacionados con el ámbito legal (6,5%). El departamento jurídico es, sin embargo, el que con más probabilidad cuenta con un archivo gestionado centralmente (57%).  Con un 9,3%% los equipos de ventas encabezan el ranking, siendo el grupo del “caos de papel”.

“Aunque muchas empresas están comprometidas con una menor dependencia del papel, la mayoría está luchando para gestionar el creciente volumen de información que viene de todas partes y en diferentes  formatos. Para la mayoría, una oficina sin papel es algo utópico y no realista. Nosotros recomendamos a las empresas que se pongan la meta realista de reducir el papel. Adoptar un entorno con menos papel pasa por digitalizar los documentos que se necesitan frecuentemente y trasladar la gran mayoría de papel a un almacén externo. Esta estrategia ahorra tiempo y espacio. Reduce el caos del papel, facilitando un acceso más rápido a los documentos y ayudando a los empleados a trabajar mejor, a la vez que permite que las empresas den un mejor servicio a sus clientes”, comenta Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain España”.

Iron Mountain ofrece consejos a las empresas que quieran mejorar la eficiencia en la gestión del papel en su entorno: www.ironmountain.es/menos-papel

(1) Estudio de Opinion Matters para Iron Mountain.  La encuesta se realizó entre el 15/04/2013 y el  01/05/2013.  Muestra: 5021 empleados en el Reino Unido, Francia, España, Alemania y los Países Bajos. 

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