La digitalización ha revelado ser de las respuestas más populares a la crisis sanitaria y económica actual. Con el fin de mantener el negocio en marcha, todos nos hemos adaptado a las nuevas políticas de teletrabajo, las reuniones en remoto y la tramitación a distancia de procesos internos. Incluso las empresas más conservadoras se han visto obligadas a evolucionar y modernizar sus flujos de trabajo para adecuarse a esta realidad.

Parece ahora que estamos volviendo progresivamente a la vida normal, sin embargo, todos somos muy conscientes de la alta probabilidad de una segunda ola de restricciones, que otra vez interrumpiría las actividades comerciales. Si no queremos que nos vuelva a coger desprevenidos, y meramente adaptarnos a las circunstancias, será mejor que tomemos la iniciativa para fomentar nuestra transformación digital lo antes posible.

Empieza por identificar los puntos débiles y define objetivos

Gracias a la experiencia única de la pandemia, es probable que ya tengas mucha información sobre procesos, departamentos o sistemas informáticos que fueron estorbos o incluso obstáculos en la actividad diaria durante el confinamiento, es decir, que necesitan digitalizarse con urgencia. Al recopilar comentarios de tus compañeros de trabajo y analizar las tendencias en los KPI internos, podrás identificar aspectos específicos que precisan mejoras. Esta toma de requisitos es la clave para definir adecuadamente los objetivos que la empresa necesita alcanzar durante su transformación digital.

No dudes en crear tu lista de deseos detallada con todos los cambios que quieres llevar a cabo. Recuerda tener en consideración por qué motivo algunos aspectos se consideran puntos débiles y por lo tanto mejorables, cuáles son las limitaciones que pueden encontrar en la implementación de mejoras así como las dependencias que existen entre los diferentes cambios deseados. Esta metodología te permitirá tener una idea más clara de tu situación actual con respecto a la digitalización y hará que te resulte más fácil establecer prioridades y fases entre tus objetivos.

Seamos realistas, esto está lejos de ser trabajo de una sola persona.

Cuenta con todos los interesados desde el primer momento

Cualquier aportación tecnológica tiene que servir un propósito específico y beneficiar a un público determinado. No todas las mejoras pueden ser de todos, pero todos los beneficiarios directos deben participar en el proceso desde el primer día, con el fin de diseñar juntos y apropiadamente la solución que necesitan. Esto significa que una iniciativa de transformación digital puede ser dirigida desde un único departamento, o incluso de la mano de una sola persona, sin embargo, hace falta coordinar a todos los interesados desde el comienzo y en todo momento. En función de la naturaleza de la mejora, es posible que tengas que contar con el departamento de Recursos Humanos, por ejemplo, o con los empleados de habla alemana o bien con el proveedor externalizado de atención al cliente. Asegurándote de que todos estén alineados y con un objetivo común, harás que cada uno se sienta considerado y útil, lo que te garantiza las ganas de adoptar cuanto antes la nueva tecnología que habréis definido juntos.

Lejos de ser anecdótica, la adopción interna de una tecnología es en realidad un indicador clave del éxito de tu transformación digital. La implementación o evolución de los recursos tecnológicos sólo tiene sentido si los empleados realmente la aprovechan, es decir, si la mejora introducida logra hacer su vida más fácil y fomentar su productividad.

Nunca es demasiado temprano para involucrar TI, Seguridad y Compliance

Cuando se trata de innovación tecnológica, nunca es demasiado temprano para involucrar a los departamentos de TI, Seguridad y Compliance. Ellos tienen el poder de autorizar o detener una iniciativa y también la responsabilidad de garantizar que el enfoque dado a las mejoras digitales cumpla con las políticas internas de la empresa. No sólo pueden ayudar a validad la aproximación general sino también plantear algunas preguntas delicadas sobre la arquitectura técnica que se pretende implementar. Algunas de sus preocupaciones habituales tienen que ver con las ventajas y desventajas de una suscripción SaaS comparada con una instalación local, con tunelizar el tráfico vía VPN versus el protocolo https, o bien con el alojamiento y mantenimiento de middlewares, webhooks y demás. Otra variable a la que deberás prestar atención es la disponibilidad de recursos internos y especializados para apoyarte en la implementación de estas mejoras. No es preciso subrayar que, si se trata de ser rápido y eficiente en la digitalización de la empresa, algunos de esos temas pueden determinar la viabilidad de una iniciativa. Por ejemplo, si tu intención es adoptar una herramienta de notificaciones por segmento integrada con el CRM, pero necesitas tener una instalación local y no dispones de recursos internos, tu iniciativa podría resultar prácticamente inviable.

Una vez que estés concienciado con las normativas y restricciones que cumplir, es hora de averiguar el modelo de avances tecnológicos que puedes integrar en la empresa y tratar de cumplir con este estándar lo más posible. la consistencia es agilidad; las excepcione serán engorrosas.

Construye tu propio marco de desarrollo a medida y hazlo crecer

En esta etapa, ya has identificado los diferentes aspectos que deseas digitalizar, los proveedores que pueden ayudarte en el proceso, así como las estrategias de TI y Seguridad que se ajustan a las políticas internas de la empresa. Tu enfoque ahora debe centrarse en crear tu propio marco de desarrollo donde incorporar las aplicaciones pertinentes. Piénsalo como tu propio mapa de funcionalidades tecnológicas y personalizadas donde cada una cumple un propósito específico y a la vez tiene la capacidad de comunicarse e interactuar con las otras. Intenta aplicar este sistema a tantos servicios como sea posible.

Por ejemplo, no malgastes los recursos en la creación de una aplicación interna para que los empleados busquen y soliciten formaciones, si puedes integrar un chatbot llave en mano, alimentado con la información deseada, y además preparado para comprender el lenguaje natural y ofrecer una experiencia de usuario conversacional.

Además de la agilidad de replicar la misma infraestructura técnica para todos los componentes de la transformación digital, el diseño de tu propio marco de desarrollo también te permite agregar o eliminar componentes al marco según las necesidades. De esta manera, no creas dependencias con tus proveedores y tienes margen para ir incluyendo mejoras adicionales a corto, medio o largo plazo. El planteamiento general de tu proceso de digitalización consiste pues en un puzle de varias piezas que puede crecer o contraerse al ritmo de los requisitos y posibilidades de tu empresa.

Laurie Reynaud, Pre-Sales Engineer en Inbenta