Los eventos que preparan una organización o empresa para los medios de comunicación tienen la finalidad de divulgar alguna noticia de interés público o para generar oportunidades que ayuden a reforzar relaciones a nivel corporativo, político o social.

Los eventos también pueden ser una excelente herramienta para los objetivos de comunicación, marketing, relaciones públicas de los emprendedores, incluso, para buscar financiación para una start-up.

Hay que considerar que los eventos son una excelente oportunidad para hacer promoción a un coste relativamente bajo, aunque todo tiene que concentrarse en un día y hora determinados, por eso deben ser estratégicos.

Los eventos pueden ser de diferente naturaleza como congresos, conferencias o el lanzamiento de nuevos productos o servicios.  Para que los resultados de un evento sean exitosos su organización no debe dejarse al azar.

Aquí están algunas ideas que pueden ayudar a organizar eventos estratégicos y relevantes para medios:

1. Elegir fechas sin conflicto de intereses

Es muy importante elegir una fecha para el evento que sea significativa para la empresa, pero más importante aún es que no coincida con eventos de interés público, como pueden ser fiestas nacionales, eventos culturales, inicio de juegos deportivos, cierres de campañas políticas o cualquier otro evento planificado. Si nuestro evento llegara a coincidir con alguna de estas fechas podría perderse el interés, desviarse totalmente la atención y no conseguir la asistencia de los periodistas.

2. Escoger los medios más apropiados para el evento

No todos los medios son apropiados para un determinado evento.  Los que resultan más apropiados son aquellos favoritos del público objetivo de la empresa u organización. Si el evento se organiza para el lanzamiento de un producto es importante pensar cuál es el medio por donde más frecuentemente se encuentra nuestro público objetivo ¿será la radio, la TV o los medio digitales?

Una vez que se determinen los medios más estratégicos, el siguiente paso es enviarles una convocatoria de prensa que indique el motivo del evento y por qué debe darle cobertura mediática.

3. Elaborar una nota y un dossier de prensa

Todo evento planificado debe contar con una nota y un dossier de prensa para cada medio de comunicación que se invite. Estos documentos de prensa pueden ser impresos, digitales o ambos. El dossier de prensa debe contener información relevante sobre la historia de la empresa u organización; la biografía de los dueños de la empresa o de los exponentes principales y fotografías apropiadas para la reimpresión. Por su parte, la nota de prensa debe hacer referencia a los datos noticiosos del evento. Además, se debe seleccionar un portavoz de la compañía para ser entrevistado en caso de que alguno de los medios lo solicite.

4. Tener un área acorde para la prensa

En el podio debe estar el nombre y la marca de la empresa que se representa. Además debe contarse con mesas, sillas, equipo de sonido, luces, agua, obsequios para los asistentes y algún entremés y copas para el cierre del evento.

Para las fotos se recomienda preparar un espacio especial que tenga en la parte de atrás el logo de la empresa.

Al día siguiente no se debe olvidar enviar un pequeño mensaje personal de agradecimiento a los periodistas que asistieron, esto ayudará a generar y reforzar una relación óptima con los principales representantes de esos medios.

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