El verano está a la vuelta de la esquina y el buen tiempo y las altas temperaturas recuerdan la cercanía de las vacaciones a la mayoría de los trabajadores. En este sentido y según últimos estudios, el calor producido por la subida de las temperaturas y el cansancio que origina disminuyen la productividad hasta en un 20%. Algo que puede pasarles factura a las pymes españolas, no solo a nivel de ingresos sino también de gestión.

Desde hace unos años la mayoría de las pymes intentan mantenerse activas en verano estableciendo turnos entre sus trabajadores para evitar tener que cerrar y ofrecer un servicio continuado a los clientes.  “Sin embargo, muchas sufren una parálisis en esta época del año por no contar con una buena organización, lo que hace que en algunos casos los que están trabajando no puedan resolver ciertos problemas y los tiempos de gestión se dilaten hasta que vuelve la persona encargada. Esto convierte a la empresa en un caos, hace que los trabajadores se sientan agobiados y frustrados, y hace que muchos clientes estén insatisfechos”, mantiene María Guzmán, del departamento de marketing de Efficy.

La tecnología ayuda a la resolución a estos problemas veraniegos. Un CRM puede registrar todas las conversaciones que se tengan con un cliente (emails, llamadas, reuniones…), o notas privadas y actividades realizadas o pendientes por hacer. Toda la información se queda guardada de manera cronológica y está accesible en un sólo clic en la ficha de ese cliente. De forma que, en vacaciones, cualquier compañero puede acceder a la información y sustituir a la persona responsable.

“Con un CRM el equipo puede coordinarse y continuar gestionando el trabajo de los otros sin necesidad de consultar los reportes de trabajo que, en muchos casos, consisten en documentos de Word, emails y los apuntes de una reunión en la que nos han contado todos los detalles de cada cliente”, sostiene María Guzmán que señala que en el caso de utilizarse una herramienta como ésta a la vuelta de las vacaciones, “cada trabajador puede dar feedback tanto de lo que cree que está bien, así como de lo que se puede mejorar”.

La utilización de una herramienta como esta supone ahorrar un par de jornadas que es lo que emplea un trabajador en dejar todo listo para pasárselo al compañero y facilita el intercambio de tareas. Además, un CRM ayuda a aumentar la productividad de las empresas en un 50%, ya que a organiza la gestión del día a día, a la vez que cualquier persona de la empresa puede retomar la actividad de otra cuando se va de vacaciones o se produce una baja por enfermedad.

Lo cierto es que perdemos muchísimo tiempo cada día buscando emails con información de clientes o respondiéndolos y solicitando información a otros. Si a esto sumamos que parte del equipo está de vacaciones, las búsquedas son aún más tediosas y muchas veces no tenemos acceso al email del compañero con la información que necesitamos. Además, hay aclaraciones que se han producido a través de llamadas y rara vez quedan reflejadas en ningún sitio.

“Un CRM almacena toda esta información y facilita el acceso a todo el equipo. Esta herramienta ayuda a la optimización de procesos internos y aumenta la capacidad de análisis y gestión. Gracias al CRM, nada se quedará sin hacer ya que la organización del equipo y de las tareas es más exhaustiva y no permiten los ‘agujeros negros’”, sostienen desde Efficy.

Desde la llegada de la pandemia, las pymes se han dado cuenta de la importancia de la organización interna y actualmente invierten y apuestan por todo avance que les pueda ayudar en su gestión tanto interna como con clientes.